1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah melulu tentang “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan seorang diri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda. Bagaimana kita akan mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola perusahaan/tim sendiri saja tidak bisa.
Kemudian mengurus perijinan pendirian EO kita. Untuk EO ada sendiri namanya ijin Impresariat. kalo ke Notaris bilang aja gitu, ngurus ijin Impresariat ( dibawah Dinas Pariwisata & Budaya)
2. Miliki Spesifikasi Tertentu
Ada banyak segmen dalam bisnis event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.
3. Negotiation And Lobbying
Anda harus mempunyai kemampuan negosiasi dan melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal.
4. Presentation Skill
Anda harus mempunyai kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.
5. Ide Inovatif
Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda
6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya
Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan dan perencanaan Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting.
Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pemerintahan setempat pihak venue, vendor, (dipenda jika menyangkut materi promosi out door) dll. Yang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan.
7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor
Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
8. Memiliki Database
Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya.
9. Manejemen Emosi
Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO anda, klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya…
10. Quality Oriented Then Quantity
Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Mereka pasti juga akan bercerita dan itu akan menjadi promosi gratis buat kita. Pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.
Practice make perfect. Semakin sering kita menangani sebuah event tentunya akan semakin mengasah “soul event” kita. Dan tentu saja juga akan berimbas kepada image kita di mata klien dan calon klien kita. Jam terbang akan membuat nama kita semakin dikenal dan menjadikan klien semakin percaya kepada kinerja kita.
Setelah semua itu kita tinggal menjaga image kita dengan kontinyuitas, etos kerja dan konsistensi kita. Tentu saja dengan segala konsekuensi yang mungkin bisa kita tanggung.
11. Coba Juga Terjun Ke Kegiatan Sosial
Untuk membangun brand awareness, jangan sungkan-sungkan untuk menangani acara sosial. Selain untuk mengasah kepekaan sosial kita tentunya hal ini akan berdampak baik bagi publisitas bisnis dan diri kita juga untuk beramal bukan..
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. Seorang EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal.
